Microsoft 365 Copilot kann Dokumente zusammenfassen, Informationen recherchieren und Mitarbeitende bei alltäglichen Aufgaben unterstützen. Doch sobald KI mit Unternehmensdaten arbeitet, stellen sich wichtige Fragen:
Welche vertraulichen Informationen darf Copilot verarbeiten? Was passiert mit sensiblen Daten in einer Eingabe? Und wie kann die IT kontrollieren, welche Inhalte für KI-Funktionen verwendet werden?
Hier kommt Microsoft Purview ins Spiel.
Mit Funktionen für Informationsschutz, Klassifizierung, Data Loss Prevention (DLP) und Überwachung können Unternehmen zusätzliche Sicherheitsregeln für Microsoft 365 Copilot umsetzen.
Allerdings ist Purview kein einzelner Schalter, mit dem sämtliche Daten automatisch geschützt werden.
Wir erklären, wie Microsoft Purview mit Copilot zusammenspielt, welche Schutzmaßnahmen wirklich relevant sind und worauf IT-Verantwortliche bei der Einrichtung achten sollten.
Was macht Microsoft Purview bei der Nutzung von Copilot?
Microsoft Purview ist eine Plattform für die Verwaltung von Informationsschutz, Data Governance und Compliance innerhalb der Microsoft-Umgebung.
Im Zusammenspiel mit Microsoft 365 Copilot sind vor allem vier Funktionsbereiche interessant:
| Funktion | Aufgabe |
|---|---|
| Sensitivity Labels | Dateien und E-Mails klassifizieren und bei entsprechender Konfiguration schützen |
| Data Loss Prevention (DLP) | Bestimmte Nutzungen und Verarbeitungen sensibler Informationen erkennen oder einschränken |
| Data Security Posture Management | Datenrisiken und problematische Zugriffsstrukturen sichtbarer machen |
| Audit und eDiscovery | Relevante Aktivitäten nachvollziehen und bei berechtigten Untersuchungen auswerten |
Diese Funktionen ergänzen die vorhandenen Zugriffsrechte in Microsoft 365.
Das ist wichtig, denn Copilot arbeitet grundsätzlich im Berechtigungskontext des jeweiligen Benutzers.
Wenn ein Mitarbeiter auf eine SharePoint-Datei zugreifen darf, können darin enthaltene Informationen unter den jeweiligen technischen Voraussetzungen auch für Copilot verfügbar sein.
Microsoft Purview kann zusätzliche Schutzmaßnahmen bereitstellen. Falsch vergebene SharePoint-Berechtigungen werden dadurch aber nicht automatisch korrigiert.
Sensitivity Labels: Vertrauliche Informationen richtig kennzeichnen
Sensitivity Labels – auf Deutsch Vertraulichkeitsbezeichnungen – helfen Unternehmen dabei, Informationen nach ihrem Schutzbedarf einzuordnen.
Ein mögliches Klassifizierungssystem könnte beispielsweise so aussehen:
- Öffentlich: Informationen, die für die externe Weitergabe vorgesehen sind.
- Intern: Arbeitsdokumente für die unternehmensinterne Nutzung.
- Vertraulich: Kundendaten, interne Verträge oder sensible Projektinformationen.
- Streng vertraulich: Besonders schutzbedürftige Informationen, etwa bestimmte Personal- oder Finanzunterlagen.
Das ist ein beispielhaftes Klassifizierungsschema. Die tatsächlichen Bezeichnungen und Schutzrichtlinien werden organisationsspezifisch festgelegt.
Abhängig von der Konfiguration können Sensitivity Labels beispielsweise sichtbare Kennzeichnungen, Verschlüsselung und Nutzungsbeschränkungen mit sich bringen.
Verhindert ein Sensitivity Label automatisch die Verarbeitung durch Copilot?
Nein.
Ein verbreitetes Missverständnis ist, dass Copilot eine Datei automatisch ignoriert, sobald sie als „Vertraulich“ gekennzeichnet wurde.
Das ist nicht grundsätzlich der Fall.
Ein Sensitivity Label beschreibt zunächst die Klassifizierung und gegebenenfalls die zugehörigen Schutzmaßnahmen.
Ob Copilot einen Inhalt verarbeiten darf, hängt unter anderem von Benutzerberechtigungen, Verschlüsselung, eingeräumten Nutzungsrechten und zusätzlich konfigurierten Richtlinien ab.
Soll eine bestimmte Dokumentenklasse ausdrücklich nicht für Copilot-Antworten verwendet werden, kann eine entsprechend konfigurierte Purview-DLP-Richtlinie für Microsoft 365 Copilot sinnvoll sein.
Eine solche Richtlinie kann die Verarbeitung unterstützter Dateien oder E-Mails mit ausgewählten Sensitivity Labels einschränken.
Dabei ist eine Besonderheit zu beachten: Auch wenn der Inhalt nicht in die Antwort einfließt, kann die betroffene Datei unter Umständen weiterhin als Quellenverweis erscheinen. Die vorhandenen Zugriffsrechte des Benutzers werden durch diese DLP-Regel nicht automatisch entzogen.
Die Kennzeichnung allein reicht deshalb nicht aus, um jede gewünschte Zugriffsbeschränkung umzusetzen.
Data Loss Prevention: Was kann DLP bei Copilot verhindern?
Microsoft Purview Data Loss Prevention soll dabei helfen, sensible Informationen zu erkennen und bestimmte riskante Verarbeitungen zu begrenzen.
Für Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat gibt es einen speziellen DLP-Richtlinienbereich.
Dabei sind drei Schutzsituationen zu unterscheiden.
1. Sensible Dateien von der Copilot-Verarbeitung ausschließen
Ein Unternehmen möchte verhindern, dass besonders vertrauliche Personalunterlagen in Copilot-Zusammenfassungen verwendet werden.
Dafür können bestimmte Dateien oder E-Mails über Sensitivity Labels klassifiziert werden.
Eine passende DLP-Richtlinie kann anschließend vorgeben, dass Inhalte mit diesen Kennzeichnungen nicht von den unterstützten Copilot-Funktionen verarbeitet werden sollen.
Wichtig: Die Richtlinie muss ausdrücklich für die betreffenden Inhalte und Copilot-Funktionen konfiguriert sein. Ein vorhandenes Sensitivity Label allein stellt diese Wirkung nicht sicher.
2. Sensible Informationen in Prompts erkennen
Ein Mitarbeiter gibt Informationen direkt in das Eingabefeld von Copilot ein.
Enthält die Eingabe beispielsweise eine erkannte Bankverbindung, eine Ausweisnummer oder einen anderen konfigurierten vertraulichen Informationstyp, kann eine passende DLP-Regel greifen.
Microsoft unterstützt dafür sogenannte Sensitive Information Types, kurz SITs. Unternehmen können neben vordefinierten Typen auch eigene Erkennungsregeln einsetzen.
Abhängig von der verfügbaren Funktion und Richtlinienkonfiguration kann die Verarbeitung einer entsprechenden Eingabe blockiert werden.
Die Blockierung sensibler Prompts befindet sich laut Microsoft-Dokumentation teilweise noch in der Vorschau beziehungsweise im schrittweisen Rollout. Deshalb sollte geprüft werden, welche Funktionen im eigenen Tenant tatsächlich verfügbar sind.
3. Externe Websuche bei sensiblen Prompts einschränken
Nicht jede DLP-Regel muss die gesamte Copilot-Anfrage blockieren.
Es gibt auch die Möglichkeit, lediglich die externe Websuche zu unterbinden, wenn ein Prompt bestimmte vertrauliche Informationstypen enthält.
In diesem Fall kann Copilot weiterhin mit zulässigen internen Microsoft-365-Informationsquellen arbeiten.
Das ist ein wichtiger Unterschied: Die externe Websuche zu blockieren bedeutet nicht automatisch, dass Copilot die Anfrage insgesamt nicht mehr verarbeitet.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt von den Schutzanforderungen und den vorgesehenen Arbeitsprozessen ab.
Drei Praxisbeispiele: Microsoft Purview und Copilot im Unternehmen
Wie die Schutzmaßnahmen zusammenspielen, wird an konkreten Situationen besonders deutlich.
Beispiel 1: Vertrauliche Personaldaten in SharePoint
Eine Personalabteilung verwaltet Vertragsunterlagen, Gehaltsinformationen und interne Auswertungen in Microsoft 365.
Ein Teil der Dateien liegt in einer älteren SharePoint-Bibliothek. Im Laufe der Jahre wurden Berechtigungen mehrfach erweitert.
Nun soll Microsoft 365 Copilot eingeführt werden.
Das Risiko: Einzelne Mitarbeiter könnten auf Dokumente zugreifen, die sie für ihre aktuelle Tätigkeit nicht mehr benötigen. Copilot könnte diese bereits vorhandenen Zugriffe bei der Informationssuche berücksichtigen.
Mögliche Schutzmaßnahmen:
- SharePoint-Berechtigungen und Gruppenmitgliedschaften überprüfen.
- Besonders vertrauliche Dateien identifizieren und angemessen klassifizieren.
- Sensitivity Labels und gegebenenfalls Verschlüsselung einsetzen.
- Prüfen, ob eine zusätzliche DLP-Regel die Verarbeitung bestimmter Dateien durch Copilot einschränken sollte.
Hier ist die Reihenfolge entscheidend.
Eine DLP-Richtlinie sollte nicht als Ersatz für die Bereinigung offensichtlich falscher Berechtigungen dienen.
Wenn ein Mitarbeiter auf eine vertrauliche Personalakte grundsätzlich keinen Zugriff benötigt, sollte zunächst die Zugriffsstruktur korrigiert werden.
Beispiel 2: Ein Mitarbeiter verwendet Kundendaten in einem Prompt
Ein Vertriebsmitarbeiter möchte mit Copilot einen Text vorbereiten und kopiert dafür Informationen aus einem Kundenprojekt in das Eingabefeld.
Darunter befindet sich eine sensible Information, beispielsweise eine Kontoverbindung.
Das Risiko: Unternehmensinterne Regeln könnten eine solche Verarbeitung untersagen oder zusätzliche Schutzmaßnahmen verlangen.
Mögliche Schutzmaßnahmen:
- Festlegen, welche Kundendaten für welche Copilot-Anwendungen verwendet werden dürfen.
- Geeignete Sensitive Information Types definieren.
- DLP-Regeln für Copilot-Prompts und gegebenenfalls externe Websuche konfigurieren.
- Mitarbeitende über zulässige und unzulässige Eingaben informieren.
Wichtig ist dabei die technische Grenze der Erkennung.
Nicht jeder Firmenname, jedes vertrauliche Gespräch oder jede sensible Information wird automatisch als schutzbedürftig erkannt.
Die Wirksamkeit hängt davon ab, welche Informationstypen konfiguriert sind und welche Eingaben die jeweilige Schutzfunktion tatsächlich untersucht.
Beispiel 3: Vertrauliche Projektunterlagen werden mit externen Partnern geteilt
Ein Unternehmen arbeitet gemeinsam mit einem externen Dienstleister an einem strategischen Projekt.
Die Dokumente liegen in SharePoint und werden über Microsoft Teams bearbeitet.
Einige Inhalte dürfen mit dem externen Partner geteilt werden, andere sollen ausschließlich einem internen Projektkreis zugänglich sein.
Das Risiko: Zu weit gefasste Freigaben, uneinheitliche Klassifizierungen und unklare Zuständigkeiten erschweren die Kontrolle.
Mögliche Schutzmaßnahmen:
- Externe und interne Berechtigungen getrennt bewerten.
- Geeignete Freigaberichtlinien und Gruppenstrukturen festlegen.
- Vertrauliche Dokumente mit passenden Sensitivity Labels versehen.
- Technische Einschränkungen für besonders sensible Inhalte prüfen.
- Den tatsächlichen Zugriff und das Verhalten in Copilot anhand geeigneter Testfälle verifizieren.
Ein wichtiger Punkt: Eine Vertraulichkeitsbezeichnung auf einer SharePoint-Website oder einem Teams-Container wird nicht automatisch auf sämtliche darin enthaltenen Dateien übertragen.
Die Klassifizierung des Containers und der eigentliche Schutz einzelner Dokumente müssen daher unterschieden werden.
Microsoft Purview richtig vorbereiten: Ein Praxis-Check für die IT
Bevor Unternehmen neue Schutzrichtlinien aktivieren, sollten sie die fachlichen Anforderungen und den aktuellen Zustand ihrer Microsoft-365-Umgebung verstehen.
Dafür bietet sich ein schrittweises Vorgehen an.
| Schritt | Was sollte geprüft werden? |
|---|---|
| 01 – Daten identifizieren | Wo liegen besonders sensible oder geschäftskritische Informationen? |
| 02 – Zugriffe bewerten | Wer darf auf diese Inhalte zugreifen, und ist das noch erforderlich? |
| 03 – Klassifizierung festlegen | Welche Sensitivity Labels und Schutzstufen passen zur Organisation? |
| 04 – DLP-Bedarf bestimmen | Welche Inhalte oder Prompt-Arten sollen erkannt oder eingeschränkt werden? |
| 05 – Richtlinien testen | Welche Folgen haben die Einstellungen für reale Arbeitsprozesse? |
| 06 – Ergebnisse überprüfen | Funktionieren die Schutzmaßnahmen in den tatsächlich eingesetzten Copilot-Anwendungen? |
| 07 – Betrieb organisieren | Wer überwacht die Richtlinien und passt sie bei Veränderungen an? |
Warum DLP-Richtlinien zuerst getestet werden sollten
Eine zu streng konfigurierte Schutzrichtlinie kann auch legitime Arbeitsabläufe beeinträchtigen.
Beispielsweise könnte eine Regel wichtige Dokumente aus einer Copilot-Zusammenfassung ausschließen, obwohl deren Verwendung für einen bestimmten Fachbereich ausdrücklich erlaubt sein sollte.
Microsoft bietet für DLP-Richtlinien einen Simulationsmodus.
Damit können Verantwortliche die Auswirkungen bestimmter Regeln zunächst beobachten, ohne sofort sämtliche vorgesehenen Schutzaktionen durchzusetzen.
Unsere Empfehlung: Testen Sie neue Richtlinien zunächst in einem klar abgegrenzten Bereich, bewerten Sie die Ergebnisse gemeinsam mit den betroffenen Fachbereichen und aktivieren Sie die verbindliche Durchsetzung erst nach ausreichender Prüfung.
Zum Test gehören auch kontrollierte Positiv- und Negativfälle: Ein zulässiger Arbeitsablauf soll weiterhin funktionieren, während ein ausdrücklich untersagter Vorgang wie vorgesehen eingeschränkt wird.
Die jeweils verfügbare Simulations- und Durchsetzungsfunktion hängt von der Richtlinie und dem eingesetzten Produkt ab.
Vier Grenzen, die IT-Verantwortliche kennen sollten
Microsoft Purview bietet wichtige Schutzmöglichkeiten. Für eine belastbare Bewertung müssen aber auch die Grenzen berücksichtigt werden.
1. Purview korrigiert keine falschen Berechtigungen automatisch.
Ein Dokument, das unberechtigt für eine große Benutzergruppe freigegeben wurde, benötigt eine Prüfung seiner tatsächlichen Zugriffsrechte. Zusätzliche Schutzrichtlinien ersetzen diese Aufgabe nicht.
2. Sensitivity Labels allein verhindern nicht jede Copilot-Verarbeitung.
Die Wirkung hängt von der jeweiligen Labelkonfiguration, Verschlüsselung, den Nutzungsrechten und gegebenenfalls zusätzlichen DLP-Regeln ab.
3. Die Copilot-spezifische Prompt-DLP untersucht nicht automatisch jeden hochgeladenen Dateiinhalt.
Microsoft weist darauf hin, dass der Inhalt direkt an einen Prompt angehängter Dateien nicht durch dieselbe Prompt-Textprüfung abgedeckt ist. Andere Sicherheitskontrollen können je nach Anwendung und Konfiguration ergänzend relevant sein.
4. Nicht jede Funktion verhält sich in jeder Microsoft-365-Anwendung identisch.
Unterstützte Dateitypen, E-Mail-Inhalte, Teams-Informationen, Copilot-Anwendungen und Agents können sich im Verhalten unterscheiden. Auch einzelne Schutzmöglichkeiten befinden sich möglicherweise noch im Rollout.
Deshalb sollten Sicherheitskonzepte niemals ausschließlich anhand der vorhandenen Einstellungsmöglichkeiten bewertet werden.
Entscheidend ist, ob die Schutzmaßnahmen bei den konkreten Anwendungsfällen zuverlässig das gewünschte Verhalten zeigen.
Wie überprüft man, ob die Schutzmaßnahmen funktionieren?
Eine Richtlinie, die im Admin Center korrekt aussieht, ist noch kein vollständiger Funktionsnachweis.
Für einen geplanten Copilot-Piloten sollten IT-Verantwortliche kontrollierte Testfälle definieren.
Beispiele:
| Testfall | Erwartetes Ergebnis |
|---|---|
| Ein berechtigter Pilotnutzer arbeitet mit einem freigegebenen internen Dokument | Der vorgesehene Arbeitsablauf funktioniert |
| Eine sensible Datei besitzt eine passende DLP-Schutzregel | Copilot verarbeitet den geschützten Inhalt in den unterstützten Szenarien nicht |
| Ein Prompt enthält einen konfigurierten vertraulichen Informationstyp | Die festgelegte Einschränkung greift |
| Ein Nutzer ohne erforderliche Zugriffsrechte fragt nach einer SharePoint-Datei | Der geschützte Dateiinhalt wird nicht durch Copilot zugänglich gemacht |
Die Testergebnisse sollten dokumentiert werden: verwendete Anwendung, Benutzerrolle, Datei beziehungsweise Testdaten, erwartetes Verhalten und tatsächliches Ergebnis.
Verwenden Sie dafür nach Möglichkeit geeignete Testdaten statt echter personenbezogener oder vertraulicher Informationen.
Außerdem sollten die notwendigen Lizenzen, Richtliniengültigkeit und die tatsächliche Verfügbarkeit der Funktionen vor jedem Test geklärt sein.
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Häufige Fragen zu Microsoft Purview und Copilot
Was ist Microsoft Purview bei Copilot?
Microsoft Purview bietet Funktionen für Informationsschutz, Data Loss Prevention, Überwachung und Compliance. Im Zusammenhang mit Microsoft 365 Copilot können Unternehmen damit unter anderem sensible Inhalte klassifizieren und bestimmte Datenverarbeitungen kontrollieren.
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Copilot berücksichtigt grundsätzlich die Berechtigungen des jeweiligen Benutzers und weitere relevante Schutzkontrollen. Ob ein vertrauliches Dokument verarbeitet werden kann, hängt unter anderem von Zugriff, Verschlüsselung, Sensitivity Labels und gegebenenfalls DLP-Richtlinien ab.
Verhindern Sensitivity Labels den Zugriff durch Copilot?
Nicht automatisch. Sensitivity Labels können Klassifizierung, Verschlüsselung und Schutzrechte steuern. Für den gezielten Ausschluss bestimmter unterstützter Inhalte von der Copilot-Verarbeitung können zusätzliche DLP-Richtlinien erforderlich sein.
Kann Microsoft Purview sensible Prompts blockieren?
Ja, entsprechende DLP-Funktionen können bestimmte vertrauliche Informationstypen in Prompts erkennen und je nach konfigurierter Aktion einschränken. Die vollständige Blockierung der Prompt-Verarbeitung befindet sich laut Microsoft-Dokumentation teilweise noch in der Vorschau beziehungsweise im Rollout. Die tatsächliche Verfügbarkeit muss im Tenant überprüft werden.
Kann Microsoft Purview die externe Websuche von Copilot einschränken?
Ja. DLP-Regeln können verhindern, dass sensible Informationen aus passenden Prompts für die externe Websuche verwendet werden. Das bedeutet aber nicht zwangsläufig, dass die gesamte Anfrage blockiert wird.
Benötigt man für alle Purview-Funktionen zusätzliche Lizenzen?
Der verfügbare Funktionsumfang hängt von den vorhandenen Microsoft-365- und Purview-Lizenzen sowie gegebenenfalls zusätzlichen Berechtigungen ab. Insbesondere erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen sollten vor der Projektplanung anhand der aktuellen Microsoft-Lizenzbedingungen geprüft werden.
Stand: November 2026. Die beschriebenen Funktionen hängen von Produktvariante, Lizenzierung, Richtlinienkonfiguration und Verfügbarkeit im jeweiligen Microsoft-365-Tenant ab. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle technische, rechtliche oder datenschutzrechtliche Prüfung.
