Die Geschäftsführung möchte Microsoft 365 Copilot ausprobieren. Erste Mitarbeitende interessieren sich für die neuen KI-Funktionen. Die IT soll möglichst schnell die Voraussetzungen schaffen und einen Pilot starten.

Doch wie beginnt man ein Copilot-Pilotprojekt, ohne später bei Berechtigungen, Lizenzen oder fehlenden Anwendungsfällen nacharbeiten zu müssen?

Ein erfolgreicher Pilot beginnt nicht mit der Vergabe der ersten Lizenz, sondern mit einem klaren Plan.

Denn die entscheidende Frage lautet nicht nur, ob Copilot technisch funktioniert. Viel wichtiger ist, ob die ausgewählten Mitarbeitenden sinnvoll damit arbeiten können, Unternehmensdaten angemessen geschützt sind und sich der Nutzen anschließend bewerten lässt.

Wir zeigen, welche Voraussetzungen für ein Microsoft 365 Copilot Pilotprojekt wichtig sind, wie Sie geeignete Testnutzer auswählen und anhand welcher Kriterien Ihre IT über den Start entscheiden kann.

Was ist das Ziel eines Microsoft 365 Copilot Pilotprojekts?

Ein Pilotprojekt ist eine begrenzte Einführung, bei der ausgewählte Mitarbeitende Microsoft 365 Copilot unter möglichst realistischen Arbeitsbedingungen testen.

Anders als bei einer allgemeinen Produktdemonstration geht es darum, Erfahrungen aus den tatsächlichen Unternehmensprozessen zu gewinnen.

Ein sinnvoll geplanter Pilot sollte drei zentrale Fragen beantworten:

1. Technik: Funktioniert Copilot in unserer Microsoft-365-Umgebung unter den vorgesehenen Bedingungen?
2. Sicherheit und Organisation: Sind Datenzugriffe, Verantwortlichkeiten und Nutzungsregeln ausreichend geklärt?
3. Geschäftlicher Nutzen: Verbessert Copilot bestimmte Arbeitsabläufe tatsächlich?

Gerade die dritte Frage wird leicht unterschätzt.

Dass ein Mitarbeiter mit Copilot eine E-Mail formulieren oder eine Besprechung zusammenfassen kann, beweist noch keinen wirtschaftlichen Nutzen.

Erst wenn klar ist, welche Aufgabe dadurch schneller oder besser erledigt wird, entsteht eine Grundlage für weitere Investitionsentscheidungen.

Deshalb sollte schon vor dem Start feststehen, wie der Pilot ausgewertet wird.

Sechs Voraussetzungen, die Ihre IT vor dem Copilot-Piloten prüfen sollte

1. Sind Lizenzen und technische Voraussetzungen geklärt?

Bevor Microsoft 365 Copilot für ausgewählte Mitarbeitende aktiviert wird, müssen die entsprechenden technischen und lizenzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sein.

Dazu zählen unter anderem eine geeignete Microsoft-365-Basislizenz, die erforderliche Copilot-Lizenzierung und eine passende Benutzeridentität in Microsoft Entra ID.

Für unterstützte Funktionen ist außerdem relevant, dass das primäre Postfach des Benutzers in Exchange Online liegt. Auch Microsoft-365-Apps, Updatekanäle und Netzwerkverbindungen müssen zu den eingesetzten Copilot-Funktionen passen.

Das sollte Ihre IT überprüfen:

• Welche Microsoft-365-Abonnements sind bereits vorhanden?
• Welche ausgewählten Mitarbeiter benötigen eine zusätzliche Copilot-Lizenz?
• Sind die erforderlichen Identitäts-, Postfach- und App-Voraussetzungen erfüllt?
• Gibt es Einschränkungen durch Updatekanäle, Geräte oder Netzwerkrichtlinien?

Eine praktische Unterstützung bietet der Copilot Readiness Report im Microsoft 365 Admin Center.

Dieser zeigt unter anderem Informationen zur Lizenzberechtigung und zur technischen Vorbereitung von Benutzern.

Wichtig ist allerdings die richtige Einordnung: Technisch lizenzberechtigt bedeutet noch nicht automatisch organisatorisch oder sicherheitstechnisch bereit.

Auch die Unterscheidung zwischen Microsoft Copilot Chat und den kostenpflichtigen, erweiterten Microsoft-365-Copilot-Funktionen sollte vor dem Pilot geklärt sein. Andernfalls vergleichen Sie möglicherweise unterschiedliche Funktionsumfänge.

2. Sind Datenzugriffe und Berechtigungen ausreichend geprüft?

Microsoft 365 Copilot arbeitet mit Informationen, auf die der jeweilige Benutzer im Rahmen seiner bestehenden Berechtigungen zugreifen darf.

Diese Zugriffe werden durch Copilot nicht einfach erweitert.

Problematisch können aber Berechtigungen sein, die bereits vor der Einführung zu großzügig vergeben wurden.

Ein Beispiel: In einer SharePoint-Projektwebsite liegen vertrauliche Unterlagen, die früher mit einer größeren internen Benutzergruppe geteilt wurden. Die Freigaben wurden nach Projektabschluss nicht zurückgenommen.

Ein Mitarbeiter, der weiterhin auf diese Dateien zugreifen darf, könnte entsprechende Informationen unter den jeweiligen Voraussetzungen auch über Copilot finden.

Die Ursache wäre in diesem Fall keine neue Berechtigung durch Copilot, sondern eine bereits vorhandene Zugriffsstruktur.

Das sollte Ihre IT überprüfen:

• Sind besonders sensible SharePoint-Websites und OneDrive-Inhalte bekannt?
• Wurden auffällige organisationsweite und externe Freigaben bewertet?
• Sind die Zugriffe der vorgesehenen Pilotnutzer nachvollziehbar?
• Gibt es Verantwortliche für notwendige Berechtigungsänderungen?

Sie müssen nicht zwangsläufig sämtliche SharePoint-Berechtigungen neu aufbauen. Entscheidend ist eine risikoorientierte Prüfung mit klaren Prioritäten.

Weiterführend: In unserem Beitrag „SharePoint-Berechtigungen verwalten: 7 Risiken vor der Copilot-Einführung“ erläutern wir die häufigsten Probleme und zeigen praktische Prüfschritte.

3. Gibt es konkrete Anwendungsfälle für den Pilot?

„Wir wollen testen, was mit KI möglich ist“ ist ein verständlicher Ausgangspunkt.

Als alleiniges Pilotziel ist diese Formulierung jedoch zu ungenau.

Ohne klar definierte Anwendungsfälle lässt sich nach einigen Wochen kaum beurteilen, ob Copilot wirklich einen Mehrwert geschaffen hat.

Besser ist es, konkrete Aufgaben auszuwählen, die regelmäßig stattfinden und einen erkennbaren Aufwand verursachen.

Beispielsweise:

Besprechungsnachbereitung: Ein Projektteam erstellt aus wiederkehrenden Teams-Besprechungen Zusammenfassungen und Aufgabenlisten.

Informationsrecherche: Mitarbeitende suchen regelmäßig nach Informationen aus umfangreichen, zugänglichen Projektdokumentationen.

Dokumentenbearbeitung: Ein Fachbereich erstellt erste Entwürfe wiederkehrender Texte oder strukturiert vorhandene Inhalte.

Für jeden Anwendungsfall sollten Sie festhalten:

• Wie wird die Aufgabe bisher erledigt?
• Welche Verbesserung erwarten wir durch Copilot?
• Wer beurteilt, ob das Ergebnis fachlich korrekt und brauchbar ist?

Unsere Empfehlung: Starten Sie mit zwei bis drei geeigneten Anwendungsfällen statt mit einer möglichst langen Liste an Funktionen.

4. Sind die richtigen Mitarbeitenden ausgewählt?

Nicht jeder Mitarbeiter ist gleichermaßen für einen ersten Copilot-Piloten geeignet.

Ein guter Pilot braucht Menschen, die regelmäßig mit relevanten Microsoft-365-Anwendungen arbeiten und ihre Erfahrungen nachvollziehbar zurückmelden können.

Dabei sollten Sie nicht ausschließlich besonders technikbegeisterte Personen auswählen.

Wenn nur die größten KI-Enthusiasten teilnehmen, kann das spätere Rollout-Ergebnis verzerrt werden.

Sinnvoll ist eine überschaubare Gruppe mit unterschiedlichen Arbeitsweisen und einem klaren fachlichen Bezug zu den ausgewählten Use Cases.

Das sollte bei der Auswahl berücksichtigt werden:

• Wie häufig bearbeiten die Mitarbeitenden die vorgesehenen Aufgaben?
• Haben sie Zugriff auf die dafür benötigten Informationen?
• Können sie regelmäßig Feedback geben?
• Ist ausreichend Zeit für eine kurze Einführung und die anschließenden Tests eingeplant?

Eine kleine, gut betreute Pilotgruppe kann aussagekräftiger sein als eine große Gruppe ohne klare Aufgabenstellung.

Wie viele Testnutzer sinnvoll sind, hängt von Unternehmensgröße, Arbeitsprozessen und den zu prüfenden Szenarien ab.

5. Sind Verantwortlichkeiten und Nutzungsregeln festgelegt?

Ein Copilot-Pilot ist nicht ausschließlich ein IT-Projekt.

Die IT verantwortet technische Voraussetzungen und den Betrieb der Umgebung. Ob ein konkreter Anwendungsfall fachlich sinnvoll ist, können häufig nur die jeweiligen Fachbereiche beurteilen.

Hinzu kommen Fragen zu Datenschutz, Informationsschutz, internen Richtlinien und gegebenenfalls der Beteiligung betrieblicher Interessenvertretungen.

Vor dem Start sollte deshalb klar sein, wer welche Entscheidungen trifft.

Ein einfaches Rollenmodell kann bereits helfen:

Rolle	Verantwortung
IT-Verantwortliche	Technische Vorbereitung, Zugriffskontrollen und Unterstützung
Fachbereich	Anwendungsfälle, fachliche Bewertung und Feedback
Projektkoordination	Zeitplan, Kommunikation und offene Aufgaben
Datenschutz / Informationssicherheit	Relevante Schutz- und Compliance-Fragen
Geschäftsführung / Projektauftraggeber	Zielsetzung, Prioritäten und Entscheidung über den weiteren Rollout

Auch eine kurze Nutzungsrichtlinie ist sinnvoll.

Sie sollte unter anderem erläutern, welche Informationen verwendet werden dürfen, wie Ergebnisse überprüft werden müssen und an wen sich Mitarbeitende bei Auffälligkeiten wenden können.

Die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrer Organisation und den eingesetzten Funktionen ab.

6. Steht fest, wie der Erfolg gemessen wird?

Ein Pilot ist nur dann wirklich hilfreich, wenn anschließend eine fundierte Entscheidung möglich ist.

Dafür sollten vor dem Start wenige, aber aussagekräftige Erfolgskriterien festgelegt werden.

Eine hohe Nutzungsquote ist interessant. Sie zeigt jedoch zunächst nur, dass Copilot verwendet wird.

Sie beantwortet noch nicht, ob Arbeitsabläufe dadurch besser geworden sind.

Sinnvolle Kriterien können beispielsweise sein:

Nutzung: Wie viele der vorgesehenen Testnutzer verwenden Copilot regelmäßig?

Zeitaufwand: Wie verändert sich der Aufwand für ausgewählte wiederkehrende Tätigkeiten?

Ergebnisqualität: Sind die erzeugten Inhalte fachlich korrekt und mit vertretbarem Nachbearbeitungsaufwand verwendbar?

Akzeptanz: Empfinden die Mitarbeitenden Copilot bei den getesteten Aufgaben als hilfreich?

Sicherheit und Betrieb: Sind relevante Probleme aufgetreten, und konnten diese angemessen behandelt werden?

Erfassen Sie möglichst vor dem Pilot einen Ausgangswert. Andernfalls fehlt später die Vergleichsgrundlage.

Microsoft stellt im Admin Center und über Copilot Analytics verschiedene Nutzungs- und Auswertungsmöglichkeiten bereit. Für die Bewertung Ihrer individuellen Geschäftsprozesse können ergänzende interne Messungen erforderlich sein.

Der Go-/No-Go-Check: Kann Ihr Copilot-Pilot starten?

Nach der Vorbereitung stehen IT-Verantwortliche vor einer praktischen Entscheidung: Können wir den Pilot freigeben oder müssen wir noch etwas klären?

Dafür empfehlen wir eine einfache Ampelbewertung.

Prüfbereich	Grün – bereit	Gelb – prüfen	Rot – Start zurückstellen
Technik & Lizenzen	Voraussetzungen für Pilotnutzer erfüllt	Kleinere offene Konfigurationsaufgaben	Wesentliche technische Voraussetzung fehlt
Daten & Zugriffe	Relevante Zugriffe bewertet	Begrenzte, dokumentierte Restaufgaben	Ungeklärter Zugriff auf besonders sensible Informationen
Anwendungsfälle	Aufgaben und Ziele definiert	Ziele noch nicht vollständig messbar	Kein konkreter Testzweck vorhanden
Pilotgruppe	Teilnehmer ausgewählt und informiert	Einzelne Zusagen fehlen	Keine geeigneten Testnutzer verfügbar
Verantwortlichkeiten	Zuständigkeiten und Nutzungsregeln geklärt	Nichtkritische Abstimmungen offen	Notwendige Freigaben oder Schutzvorgaben fehlen
Erfolgsmessung	Ausgangswerte und Kriterien vorhanden	Erhebung noch nicht vollständig vorbereitet	Keine nachvollziehbare Bewertung möglich

Grün bedeutet: Der betreffende Bereich ist ausreichend vorbereitet.

Gelb bedeutet: Es gibt noch offene Aufgaben, die bewertet und mit Verantwortlichen sowie Fristen versehen werden müssen.

Rot bedeutet: Eine wesentliche Voraussetzung fehlt oder ein relevantes Risiko ist noch nicht ausreichend geklärt.

Ein roter Punkt bei Datenschutz, Informationssicherheit oder zwingenden technischen Voraussetzungen sollte nicht einfach durch einen besonders kleinen Pilot kompensiert werden.

Die Ampel ist keine technische Sicherheitszertifizierung. Sie hilft dabei, offene Entscheidungen sichtbar zu machen.

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Beispiel: Ein Copilot-Pilotprojekt in vier Wochen

Sind die grundlegenden Voraussetzungen geklärt, kann ein begrenzter Pilot starten.

Für kleinere Pilotgruppen kann ein vierwöchiger Ablauf ein sinnvoller Orientierungsrahmen sein. Je nach technischer Ausgangslage und Umfang können Vorbereitung und Durchführung allerdings deutlich länger dauern.

Woche 1: Pilot vorbereiten und Ausgangslage festhalten

Zu Beginn werden die Teilnehmer informiert, ausgewählte Anwendungsfälle abgestimmt und die notwendigen Funktionen bereitgestellt.

Außerdem sollten die Verantwortlichen dokumentieren, wie die betroffenen Aufgaben bisher erledigt werden.

Beispiel: Wie lange benötigt ein Team derzeit für die Nachbereitung einer wiederkehrenden Besprechung?

Der gemessene Ausgangswert hilft später bei der Bewertung.

Woche 2: Erste Anwendungsfälle testen

Die Pilotnutzer arbeiten mit Copilot an den festgelegten Aufgaben.

Wichtig ist, nicht nur erfolgreiche Ergebnisse zu dokumentieren.

Auch unpassende Antworten, fehlende Informationen, zusätzlicher Korrekturaufwand und technische Probleme gehören zur Auswertung.

Eine kurze regelmäßige Rückmeldung reicht für den Einstieg häufig aus.

Woche 3: Ergebnisse vergleichen und Nutzung verbessern

Nach den ersten Erfahrungen zeigt sich, welche Aufgaben gut funktionieren und wo weitere Unterstützung nötig ist.

Möglicherweise fehlen den Mitarbeitenden geeignete Beispiele für Prompts. Vielleicht sind Dokumente unzureichend strukturiert oder ein Anwendungsfall eignet sich weniger gut als erwartet.

Solche Erkenntnisse sollten genutzt werden, um die Tests gezielt zu verbessern.

Dabei müssen nicht automatisch weitere Lizenzen vergeben werden.

Woche 4: Ergebnisse bewerten und über den Rollout entscheiden

Am Ende werden die Ergebnisse mit den ursprünglich festgelegten Zielen verglichen.

Beispielsweise:

• Hat sich der Zeitaufwand für eine Aufgabe verändert?
• Ist die Ergebnisqualität ausreichend?
• Welche Nacharbeiten waren notwendig?
• Welche Probleme blieben offen?
• Für welche weiteren Teams könnten sich ähnliche Anwendungsfälle eignen?

Erst anschließend sollte über eine Ausweitung entschieden werden.

Warum ein technisch erfolgreicher Pilot noch kein Rollout-Erfolg ist

Stellen wir uns vor, zehn Mitarbeitende haben Copilot vier Wochen lang getestet.

Acht davon nutzen das Tool regelmäßig. Die Rückmeldungen sind überwiegend positiv, und größere technische Probleme sind nicht aufgetreten.

Ist der Pilot damit erfolgreich?

Möglicherweise. Für eine belastbare Entscheidung fehlen aber noch wichtige Informationen.

Denn die regelmäßige Nutzung sagt nichts darüber aus, ob ein relevanter Arbeitsprozess tatsächlich verbessert wurde.

Vielleicht benötigen die Mitarbeitenden weniger Zeit für erste Textentwürfe, müssen dafür aber mehr Aufwand in die fachliche Prüfung investieren.

Oder die Nutzung ist hoch, weil der Pilot neu und interessant ist, während die langfristige Relevanz einzelner Funktionen unklar bleibt.

Deshalb sollten Aktivität, Ergebnisqualität und tatsächlicher Nutzen getrennt betrachtet werden.

Ein guter Pilot muss nicht beweisen, dass Copilot für jeden Arbeitsplatz sinnvoll ist.

Er sollte zeigen, in welchen Bereichen der Einsatz einen nachvollziehbaren Vorteil bringt – und wo sich eine Ausweitung vorerst nicht lohnt.

Wie unterstützt druckerfachmann.de bei einem Copilot-Pilotprojekt?

Die Vorbereitung eines Copilot-Piloten berührt mehrere Bereiche gleichzeitig: Microsoft-365-Technik, Berechtigungen, Governance, Lizenzen, Projektkoordination und die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.

Gerade für IT-Abteilungen, die parallel den laufenden Betrieb sicherstellen müssen, entsteht dadurch zusätzlicher Abstimmungsaufwand.

Hier unterstützt druckerfachmann.de mit einem interdisziplinären Expertenteam.

Wir begleiten Unternehmen bei der Bewertung ihrer Ausgangssituation, der Konzeption geeigneter Anwendungsfälle und der Vorbereitung einer strukturierten Einführung.

Dazu gehören nach vereinbartem Projektumfang auch technische Konfiguration, Lizenzthemen, Projektmanagement und die Begleitung des Rollouts.

Unser Ziel ist nicht, möglichst schnell möglichst viele Copilot-Lizenzen zu verteilen.

Wir möchten gemeinsam mit Ihnen eine Einführung vorbereiten, die technisch tragfähig ist und einen nachvollziehbaren geschäftlichen Nutzen ermöglicht.

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Häufige Fragen zum Microsoft 365 Copilot Pilotprojekt

Wie viele Mitarbeiter sollten an einem Copilot-Piloten teilnehmen?

Es gibt keine feste Teilnehmerzahl, die für jedes Unternehmen sinnvoll ist. Entscheidend ist, dass die Pilotgruppe die vorgesehenen Anwendungsfälle abbildet und ausreichend betreut werden kann. Eine kleine, passende Gruppe ist häufig aussagekräftiger als eine große Gruppe ohne klare Zielsetzung.

Welche technischen Voraussetzungen braucht Microsoft 365 Copilot?

Zu den wichtigen Voraussetzungen gehören die geeignete Microsoft-365- und Copilot-Lizenzierung, Microsoft Entra ID, passende Exchange-Online- und App-Voraussetzungen sowie der notwendige Netzwerkzugriff. Welche Bedingungen konkret gelten, hängt von den verwendeten Copilot-Funktionen ab.

Was ist der Unterschied zwischen Copilot Chat und dem kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot?

Microsoft Copilot Chat und die erweiterten, entsprechend lizenzierten Microsoft-365-Copilot-Funktionen unterscheiden sich unter anderem im Funktionsumfang und bei der Integration von Unternehmensdaten in Microsoft-365-Anwendungen. Für einen aussagekräftigen Pilot muss deshalb vorab festgelegt werden, welches Produkt und welche Funktionen getestet werden.

Muss SharePoint vor dem Copilot-Piloten vollständig aufgeräumt werden?

Nicht zwingend. Allerdings sollten relevante Datenzugriffe, sensible Inhalte und bekannte Freigaberisiken angemessen geprüft werden. Ein begrenzter Pilot ersetzt keine erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen.

Wie lange dauert ein Copilot-Pilotprojekt?

Ein vierwöchiger Pilot kann für klar abgegrenzte Anwendungsfälle ein sinnvoller Einstieg sein. Die tatsächliche Dauer hängt jedoch von den technischen Voraussetzungen, den erforderlichen Abstimmungen, der Pilotgruppe und den geplanten Tests ab.

Woran erkennt man, ob ein Copilot-Pilot erfolgreich war?

Nicht allein an der Anzahl aktiver Nutzer. Entscheidend sind vorher festgelegte Kriterien, beispielsweise Zeitaufwand, Ergebnisqualität, Akzeptanz und die Eignung für konkrete Arbeitsprozesse. Die Bewertung sollte möglichst auf einem Vergleich mit der Ausgangssituation beruhen.

Stand: November 2026. Microsoft entwickelt Copilot, dessen Funktionsumfang und Lizenzierungsmodelle kontinuierlich weiter. Dieser Artikel dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle technische, rechtliche oder datenschutzrechtliche Prüfung.