Haben Sie wirklich im Blick, wie viele Softwarelizenzen in Ihrem Unternehmen genutzt werden und ob diese auch regelmäßig und richtig genutzt werden? Viele Firmen zahlen Monat für Monat für Programme, die kaum verwendet werden. Gleichzeitig lauert die Gefahr, bei einer Lizenzprüfung mit hohen Nachzahlungen überrascht zu werden.

Wird eine Software öfter installiert, als Lizenzen vorhanden sind, gilt sie als nicht korrekt lizenziert und kann schnell teuer werden. Gerade weil sich Lizenzmodelle ständig ändern und Cloud-Abos immer komplexer werden, fehlt oft die Transparenz. Ein strukturiertes Lizenzmanagement hilft, genau dieses Problem zu lösen und Kosten wie Risiken zu vermeiden.

Was versteht man unter Lizenzmanagement?

Falls Sie sich bisher noch nicht mit dem Lizenzmanagement beschäftigt haben, fragen Sie sich vielleicht, was genau dahintersteckt. Lizenzmanagement bedeutet, alle Softwarelizenzen eines Unternehmens strukturiert zu verwalten. Das hat den Vorteil, jederzeit zu wissen, welche Programme genutzt werden und wie viele gültige Lizenzen Ihr Unternehmen besitzt.

Dadurch lassen sich unnötige Kosten durch zu viele Lizenzen vermeiden. Gleichzeitig können Risiken durch fehlende Lizenzen ausgeschlossen werden. 

Entscheiden Sie sich für ein Management Ihrer Softwarelizenzen, erhalten Sie Transparenz über Nutzung und Ihr Budget. Zusätzlich genießen Sie die Rechtssicherheit. 

Warum sich Unternehmen mit Lizenzen beschäftigen sollten

Software ist heute ein fester Bestandteil fast aller Geschäftsprozesse. Sicherlich nutzen auch Sie im Unternehmen unterschiedlichste Programme. Sei es das Angebot von Microsoft oder Buchungsprogramme, jede dieser Anwendung erfordert eine gültige Lizenz.

Wer sich nicht mit diesem Thema beschäftigt, verliert leicht den Überblick über Kosten, Nutzungsrechte und rechtliche Vorgaben. Managen Sie in Ihrem Unternehmen alle Lizenzen aktiv, können Sie das IT-Budget optimieren, die Sicherheit erhöhen und vor allem die Compliance sicherstellen.

Warum sollten Sie sich mit Ihren Software-Lizenzen beschäftigen:

• Kostenkontrolle: Verhindert hohe Kosten durch überflüssige oder doppelte Lizenzen.
• Rechtssicherheit: Stellt vollumfänglich sicher, dass die eingesetzte Software korrekt lizenziert ist.
• Audit-Sicherheit: Bereitet Sie auf mögliche Herstellerprüfungen vor.
• Effizienzsteigerung: Hilft dabei, ungenutzte Software zu identifizieren und IT-Ressourcen zu optimieren.
• Sicherheitsvorteile: Schützt vor Risiken durch veraltete oder nicht lizenzierte Software

Welche Risiken ohne Lizenzmanagement entstehen

Durch das Fehlen eines strukturierten Lizenzmanagements riskieren Sie als Unternehmen gleich mehrere Probleme. Einerseits drohen finanzielle Verluste durch eine Überlizenzierung. Erwerben Sie in Ihrem Unternehmen mehr Lizenzen, als Sie am Ende wirklich benötigen, entstehen sinnlose Kosten. Andererseits kann eine Unterlizenzierung ebenso zu einem Risiko werden.

Nimmt der Software-Hersteller eine Prüfung vor, kann bei einer Unterlizenzierung die Gefahr hoher Nachzahlungen drohen. Zeitgleich drohen rechtliche Konsequenzen. Außerdem setzen Sie Ihr Unternehmen einem Sicherheitsrisiko aus, wenn unbekannte oder veraltete Software ohne Lizenz im Einsatz ist. Wieso besteht dieses Sicherheitsrisiko? 

Hersteller stellten Updates nur für korrekt lizenzierte Produkte zur Verfügung. Ohne diese Updates entstehen Sicherheitslücken, die Hacker leicht ausnutzen. Zusätzlich stammen unlizenzierte Programme aus unsicheren Quellen. Das Risiko, sich Schadsoftware einzufangen , ist also deutlich höher. 

Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Ohne strukturiertes Lizenzmanagement riskieren Sie also nicht nur unnötige Kosten und rechtliche Konsequenzen, sondern gefährden durch fehlende Updates und unsichere Softwarequellen auch die IT-Sicherheit Ihres Unternehmens.

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Lizenzmanagement in Zeiten der Cloud

Immer mehr Unternehmen setzen auf Cloud Software und flexible Abo-Modelle. Gehören Sie auch mit zu diesen Unternehmen, welche die Vorteile einer Cloud oder eines Abos erkannt haben? Dann sollten Sie das Lizenzmanagement mit einem besonderen Augenmerk betrachten.

Auf den ersten Blick scheint das praktisch, da Sie Ihre Programme einfach monatlich oder jährlich abonnieren können. In der Praxis entsteht dadurch jedoch eine neue Herausforderung. Die Vielzahl an Nutzerkonten und Abo-Modellen macht es schwer, den Überblick zu behalten. Nicht selten zahlen Firmen für Microsoft 365 oder andere Cloud-Dienste weit mehr Lizenzen, als tatsächlich genutzt werden.

Ein professionelles Lizenzmanagement schafft hier Transparenz und sorgt dafür, dass Cloud-Abos effizient, sicher und kostensparend eingesetzt werden.

Das Lizenzmanagement ist am Ende weit mehr als nur eine Verwaltung von Lizenzen. Es ist ein zentraler Baustein des Software Asset Managements. Bei diesem werden alle relevanten Daten zu Nutzung, Budget und Compliance zusammenfließen. 

Wer diese Daten aktiv nutzt, schafft Transparenz, vermeidet unnötige Risiken und betrachtet Software nicht länger als Kostenfaktor, sondern als strategisches Asset.

So wird Lizenzmanagement zu einem echten Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen. Möchten Sie den Service von Druckerfachmann gerne in Anspruch nehmen? Wenden Sie sich an unser Team.