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Vom Workflow Management zur Optimierung der Prozesskosten

Automatisierte Geschäftsprozesse sind heute eine der wesentlichen Voraussetzungen um langfristig am Markt erfolgreich zu sein.

Durch die Digitalisierung aller Dokumente, ihre Bereitstellung und Bearbeitung in optimierten Workflows, die Übergabe an weiterführende IT-Systeme (z.B. ERP, Fibu) und die abschließende „revisionssichere“ Archivierung werden die Unternehmensprozesse weitgehend automatisiert und signifikant beschleunigt.

Unsere Leistungen im Bereich Dokumentenmanagement bieten Ihnen deutliche Kostensenkungen von 50 – 80% in den dokumentenintensiven Prozessen.

Prozessoptimierung
  • Aufnahme der dokumentenintensiven Prozesse
  • Entwicklung von Optimierungsansätzen, z.B. eliminieren, parallelisieren, automatisieren, beschleunigen von Prozessschritten
  • Beratung bei der Auswahl des passenden Dokumentenmanagementsystems
  • Vorbereitung der Implementierung in das Dokumentenmanagementsystem
Change Management
  • Aktive Begleitung der Umsetzung und Realisierung in den täglichen Prozessen
  • Durchführung von Schulungsmaß-nahmen und ausreichenden Projekt-Reviews
  • Sicherstellung der Zielrealisierung durch Ausschöpfen der anvisierten Potenziale
  • Begleitende Reviews zur Feinjustierung der Prozesse und Workflows
IT Implementierung
  • Konfiguration der Software
  • Customizing
  • Integration in die IT-Struktur
  • Erstellung der Dokumentation

Wir führen diese Leistungen mit eigenen Spezialisten beim Einsatz von Lösungen der ELO Digital Office GmbH durch und arbeiten darüber hinaus mit spezialisierten Kooperationspartnern

Ihre Vorteile des Dokumentenmanagements
auf einen Blick:

  • Senkung der relevanten Betriebskosten von
    50 – 80 %
  • Vereinfachung und Optimierung Ihrer dokumentenintensiven Prozesse
  • Schaffung freier Ressourcen für Ihre Kernkompetenzen
  • Komplexitätsreduktion, Transparenz und Reporting
  • Service- und Qualitätsgarantie durch unsere Zertifizierung als ELO Business Partner
  • EIN kompetenter Ansprechpartner für Ihren Dokumenten Workflow

ALSO Deutschland GmbH erhöht die Geschwindigkeit administrativer Prozesse

Die Einführung des digitalen Dokumentenmanagementsystems steht für eine schnelle und vor allem produktive Bearbeitung von Unterlagen sowie der eingehenden Aufträge. Besonders wichtig für die Entscheidungsfindung war die dezentrale, flexible Einsetzbarkeit des ECM-Systems, vernetzt über alle Standorte, um die Geschwindigkeit administrativer Prozesse zu erhöhen.

Zur Success Story.

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Webinare

Scannen von alten Akten

Wohin mit dem Papierarchiv?
Wir zeigen Ihnen ein Beispiel aus der Praxis zur Digitalisierung alter Papierakten für die noch eine Aufbewahrungsfrist besteht – sicher und rechtskonform archivieren.

Agenda:
• Vorbereitung der alten Papierakten
• Scanvorgang
• Automatisierte Ablage im ELO Archiv

Wichtigste Funktionen

In diesem Webinar „ELO ECM Basics“ erhalten Sie einen umfassenden Überblick der wichtigsten Funktionen der Dokumentenmanagement Software ELO. Schwerpunktmäßig wird die Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten betrachtet. Zudem stellen wir die gesetzlichen Aspekte zur revisionssicheren Archivierung unter Beachtung der EU-DSGVO vor und erläutern diese. Sie lernen alle wesentlichen Aspekte rund um die Verwaltung, Nutzung und sichere Kontrolle von Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinaus.

Agenda:
• Archivstruktur
• Suchfunktion
• Digitales Klemmbrett/Wiedervorlagen
• Workflows

Prozesse steuern

Mit ELO können Sie sowohl Dokumente im Archiv ablegen und suchen, als auch Prozesse steuern. Lassen Sie sich an einem Beispiel zeigen, wie man mit dem Modul Contract Verträge verwaltet, Fristen überwacht sowie Genehmigungsprozesse und Wiedervorlagen steuert.

Agenda:
• Vorstellung der Business-Solution Contract
• Übersicht im Dashboard
• Filter von Verträgen in dynamischen Ordnern
• Verträge anlegen und überwachen

Referenzen

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Logo ALSO Deutschland GmbH
logo-radiologie-bamberg
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Elo Professional

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Projektrealisierung in 3 Stufen

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Praxisbeispiele

Securitymanagement

HP Security Manager

Eine hohe Zeitersparnis durch zentrale und automatisierte Verteilung sowie eine hohe Sicherheit durch auditfähige, automatische Berichterstellung.

Grundfunktionen

  • Automatisierung der Druckersicherheit – Erstellen von Sicherheitsrichtlinien
  • Festlegen, konfigurieren und automatisch verwalten von über 200 Druckersicherheitseinstellungen
  • Automatische Korrekturen an Geräten
  • Automatische Zertifikatsverteilung – ID und CA Zertifikate
  • Berichterstellung
  • Bewertung der aktuellen Gerätesicherheit
  • HP Instant-On
Lizenzstruktur

Pro Gerät und pro Jahr

Demo-/Testlizenzen

Kostenlos, aber ohne Instant-On Funktion und ohne Assessment

Flottenmanagement

HP Web Jetadmin

Der HP Web Jetadmin ist das marktführende Flottenmanagementtool.

Grundfunktionen

  • Verwaltung der HP Geräte
  • Geräte zentral konfigurieren
  • Export der Konfigurationen, z.B. für Rollout
  • „Sortierung“ der Geräte in Gruppen für eine optimale Übersicht
  • Gruppenzuordnung kann automatisch oder manuell erfolgen
  • Zentrale Warnmeldungen/Fehlermeldungen sind konfigurierbar
  • Erstellung von Berichten
  • Wenn dies aktiviert ist, dann ist es möglich manuell oder automatisch Berichte erstellen zu lassen, z.B. Zählerstande eines bestimmten Zeitraumes
  • Zeitgesteuerte Firmware-Updates

Lizenzstruktur

  • kostenlos

Pull Print

HP ROAM

Sie genießen die Vorzüge zweier Welten. Einerseits die Funktionen einer Pull Print Lösung, andererseits die Vorteile einer cloudbasierten Lösung.

HP Secure Print

Für HP Geräte ist HP JetAdvantage Secure Print eine sichere Integration in die Maschinenfunktionen und bietet gleichzeitig ein besonders gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Eine Installation auf Geräten anderer Hersteller ist ebenso möglich.

Grundfunktionen

  • Sicheres Drucken von jedem PC oder mobilem Endgerät zur HP ROAM Cloud
  • Beim Drucken wird der Auftrag in die HP Roam Cloud Druckwarteschlange verschlüsselt hochgeladen
  • Sichere Authentifizierung mit einem Mobilgerät, Passwort oder Token
  • Automatische Erkennung von HP Roam-fähigen Druckern in der Nähe
  • Sichere Freigabe eines oder aller Druckaufträge aus der HP Roam Cloud-Druckwarteschlange (verschlüsselter Download)

Grundfunktionen

  • Sicheres Drucken von jedem PC auf HP Geräte und Geräte anderer Hersteller
  • Beim Drucken wird der Auftrag in die HP Secure Print Cloud Druckwarteschlange verschlüsselt hochgeladen oder auf dem Desktop des Benutzers (lokal) gespeichert
  • Sichere Authentifizierung mit einem Mobilgerät, Passwort oder Token gegen ein LDAP/AD Verzeichnis
  • Kompatibel mit den meisten existierenden Authentifizierungssystemen
  • Ausgabe von Dokumenten nur durch authentifizierte Benutzer mittels QR Code via Smartphone App, Passwort am Bedienfeld oder Kartenleser
  • Erweiterte Druckanalysen (Berichte) über Integration von HP Jet Advantage Insight

Lizenzstruktur

  • Das Lizenzmodell ist pro Gerät für 1 – 5 Jahre erhältlich, der   Preis variiert entsprechend, unbegrenzte Benutzeranzahl

Demo-/Testlizenzen

  • 30 Tage-Testlizenz ohne zusätzliche Kosten

Lizenzstruktur

  • Die Lizenzmodelle stehen pro Gerät 1 – 5 Jahre zur   Verfügung, der Preis variiert entsprechend, Wartung   durch Kauf eines CarePacks