Dokumentenmanagement/
Enterprise Content Management

Vom Dokument zur sicheren digitalen

Archivierung

Bis zu 80%

Effizienzsteigerung und Kostenreduktion
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ELO zertifizierter Businesspartner
Referenzen
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Automatisierte Geschäftsprozesse sind eine der wesentlichen Voraussetzungen um langfristig am Markt erfolgreich zu sein.

Entsprechend Ihrer Aufgabenstellung und Unternehmensgröße bieten wir die passenden Modelle zur Projektrealisierung und  -optimierung.

Durch eigene Spezialisten und ausgewählte Partnerschaften ermöglichen wir eine reibungslose Prozessabwicklung und die Betreuung aus einer Hand.
Wir sind ELO Business Partner und können alle erforderlichen Zertifizierungen vorweisen.

Unser Leistungsangebot umfasst neben Beratung und Konzeption, die Installation und Konfiguration der Lösungen im Firmennetzwerk sowie die Betreuung und Schulung Ihrer Mitarbeiter und Administratoren. Der Support wird über ein Ticketsystem zeitgerecht sichergestellt.

Ihre Vorteile des Dokumentenmanagements auf einen Blick

Senkung der relevanten Betriebskosten von 50 – 80 %

Vereinfachung und Optimierung Ihrer dokumentenintensiven Prozesse

Schaffung freier Ressourcen für Ihre Kernkompetenzen

Bessere Zusammenarbeit durch gleichzeitigen Zugriff auf Dokumente

Höhere Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeiter

Revisionssichere digitale Archivierung Ihrer Dokumente

Übersichtliche Verwaltung Ihrer Geschäftsunterlagen

Service- und Qualitätsgarantie durch unsere Zertifizierung als ELO Business Partner

EIN kompetenter Ansprechpartner für Ihren Dokumenten Workflow

ELO Suite

ELO ECM Suite - die Unternehmenssoftware für Ihr Enterprise Content Management (ECM), zur Digitalisierung des gesamten Informationsmanagements in Ihrem Unternehmen.

Die ELO ECM Suite bietet zwei Servertechnologien:

ELOprofessional , die professionelle Standardlösung
ELOenterprise für unbegrenzte Skalierbarkeit, höchste Performance und Modularität

Zum Produktvergleich

Für Ihren unternehmerischen Erfolg sind effiziente Prozesse, die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Informationen sowie deren automatisierte Verarbeitung entscheidende Faktoren. Um dies zu erreichen, brauchen Sie eine leistungsstarke und technologisch fortschrittliche Software, ein intelligentes ECM System, das so flexibel und vielfältig ist wie Ihr Unternehmen, ob KMU oder Großkonzern.

Die ELO Suite:
  • Digitalisiert und optimiert Ihre Geschäftsprozesse
  • Liefert Sicherheit für Ihre Unternehmensdaten
  • Integriert sich perfekt in Ihre IT-Infrastruktur
  • Reduziert Ihre Kosten und spart Ihnen Zeit durch einfache, schnelle Prozesse
Hier Broschüre herunterladen

Projektrealisierung in 3 Stufen

Unsere Leistungen im Bereich Dokumentenmanagement bieten Ihnen deutliche Kostensenkungen von 50 – 80% in den dokumentenintensiven Prozessen.

1. Evaluierung und Testphase

  • Aufnahme der dokumentenintensiven Prozesse
  • Entwicklung von Optimierungsansätzen, z.B. eliminieren, parallelisieren,
    automatisieren, beschleunigen von Prozessschritten
  • Beratung bei der Auswahl des passenden Dokumentenmanagementsystems
  • Integration in die IT-Struktur
  • Konfiguration der Software/Customizing

2. Produktivgang

  • Durchführung von Schulungsmaßnahmen und ausreichenden Projekt Reviews
  • Sicherstellung der Zielrealisierung durch Ausschöpfen der anvisierten Potenziale
  • Gemeinsames Controlling der gesteckten Ziele
  • Erstellung einer Dokumentation

3. Sicherstellung des Betriebes

  • Weiterentwicklung des Produktivbetriebes durch Feinjustierung der Prozesse und Workflows
  • Sicherstellung der definierten SLAs durch ein Ticketsystem
  • Aktive Begleitung und Beratung zur Digitalisierung weiterer Unternehmensbereiche

Success Story

ALSO Deutschland GmbH erhöht die Geschwindigkeit administrativer Prozesse

Die Einführung des digitalen Dokumentenmanagementsystems steht für eine schnelle und vor allem produktive Bearbeitung von Unterlagen sowie der eingehenden Aufträge. Besonders wichtig für die Entscheidungsfindung war die dezentrale, flexible Einsetzbarkeit des ECM-Systems, vernetzt über alle Standorte, um die Geschwindigkeit administrativer Prozesse zu erhöhen.

PDF zur Success Story

Webinare

Automatisierung und die damit verbundene Optimierung der Prozesse im Unternehmen ist die Basis unserer Webinare.

Wie Sie mit der richtigen Software Dokumente archivieren, verwalten und gleichzeitig mit Ihren Kollegen bearbeiten, erfahren Sie gleich.

Schauen Sie sich um und klicken sich durch.

Kurzvorstellung ELO 20

Gewinnen Sie einen kurzen Einblick in das Arbeiten mit ELO in der aktuellen Version 20. Entsprechend der vergebenen Rechte und Arbeitsbereiche kann das Spektrum beliebig erweitert werden.

Agenda:

  • Aufbau der Seite
  • Bearbeiten von Dateien im ELO
  • Einfügen von Dateien ins ELO
  • Suche von Metadaten
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Wichtigste Funktionen

In diesem Webinar „ELO ECM Basics“ erhalten Sie einen umfassenden Überblick der wichtigsten Funktionen der Dokumentenmanagement Software ELO. Schwerpunktmäßig wird die Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten betrachtet. Zudem stellen wir die gesetzlichen Aspekte zur revisionssicheren Archivierung unter Beachtung der EU-DSGVO vor und erläutern diese. Sie lernen alle wesentlichen Aspekte rund um die Verwaltung, Nutzung und sichere Kontrolle von Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinaus.

Agenda:

  • Archivstruktur
  • Suchfunktion
  • Digitales Klemmbrett/Wiedervorlagen
  • Workflows
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Effiziente Prozesse für Eingangsrechnungen

Erfahren Sie, wie Sie mit Software-Lösungen der ELO Digital Office GmbH Ihre Prozesse optimieren. Buchhalterische Vorbereitungen für Eingangsrechnungen werden automatisiert. Im Anschluss können die Daten an Ihr Buchhaltungssystem/ERP übermittelt werden.
So nutzen Sie personelle Ressourcen optimal und haben mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben, wie z.B. eine konsistente Kontierung.

Agenda:
• Eingang der Rechnungen und Verarbeitung von Meta-Daten mit Hilfe von KI
• Freigabeprozess und buchhalterisches Vorarbeiten
• Übergabe der Daten an Ihr führendes Finanzbuchhaltungssystem

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Bewerbermanagement

In diesem Webinar geht es um das Abbilden kompletter Unternehmensprozesse, hier am Beispiel des Recruitings. Verfolgen Sie den Ablauf vom Bedarf im Unternehmen bis zu Beginn des Einstellungsverfahrens.

Agenda:

  • Personalbedarfsmeldung
  • Stellenausschreibung
  • Eingang von Onlinebewerbungen
  • Auswahl/Bewertung/Absage
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Verträge verwalten und Prozesse steuern

Mit ELO können Sie sowohl Dokumente im Archiv ablegen und suchen, als auch Prozesse steuern. Lassen Sie sich an einem Beispiel zeigen, wie man mit dem Modul Contract Verträge verwaltet, Fristen überwacht sowie Genehmigungsprozesse und Wiedervorlagen steuert.

Agenda:

  • Vorstellung der Business-Solution Contract
  • Übersicht im Dashboard
  • Filter von Verträgen in dynamischen Ordnern
  • Verträge anlegen und überwachen
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Scannen von alten Akten

Wohin mit dem Papierarchiv? Wir zeigen Ihnen ein Beispiel aus der Praxis zur Digitalisierung alter Papierakten für die noch eine Aufbewahrungsfrist besteht – sicher und rechtskonform archivieren.

Agenda:

  • Vorbereitung der alten Papierakten
  • Scanvorgang
  • Automatisierte Ablage im ELO Archiv
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HR-Management

In einem reibungslosen Prozess geht der Bewerber aus dem Bewerbermanagement in das HR-Management über. Hier erfolgen nun die weiteren Schritte zur Übernahme der Daten in die Personalakte. An einem Beispiel werden Ihnen die Ordnerstruktur und der weitere Ablauf gezeigt.

Agenda:

  • Aufbau und übernommene Inhalte
  • Ablage von Dokumenten
  • Inhalte der Personalakte vervollständigen
  • Vertragsvorlagen verwenden oder neu anlegen
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