Onlineshop

Ihr Fachmann rund um Druck und Kopie

  • Geräte
  • Verbrauchsmaterial
  • Zubehör
  • Sonderangebote

Zum Onlineshop

view@print

Ihr Kommunikations- und Serviceportal

  • Verträge
  • Supplies
  • Zubehör
  • Geräte

Zum Portal

Ihr Feedback

Ihr Ansprechpartner

Sie haben Anregungen, Vorschläge
oder möchten uns gern etwas mitteilen?
Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

Zur E-Mail

Rechnungsbearbeitung mit Dokumenten Management System

Beispiel für Personalkostensenkung

In einem Personaldienstleistungsunternehmen fanden die beiden wesentlichen Kernprozesse „Stundenabrechnung“ und „Mi­tarbeiter-Recruiting“ dezentral in den über 50 bundesweiten Geschäftsstellen statt. Für die Eingabe und Verbuchung der Mitarbeiter-Stundenzettel als Basis für Lohnabrechnung und Rechnungslegung zum Kunden waren in den Standorten ca. 31,25 Mitarbeiterjahre für diese Aufgabe eingesetzt. Zukünftig soll der Kernprozess „Stundenabrechnung“ zentralisiert über ein Dokumenten Management Sys­tem bearbeitet werden.

Zur Lösung wurden die bestehenden Prozesse und Workflows dezidiert aufgenommen. Die Stun­den­zettel wurden optimiert und zwischen den einzelnen Geschäftsstellen vereinheitlicht. Mit Hilfe hochvolumiger Arbeitsplatz-Scanner werden heute die Stundenzettel der durchschnittlich 4.000 Mitarbeiter dezentral eingelesen. Von dem Stundenzettel werden die relevanten Daten automatisch über eine Texterkennung (OCR-Lesegerät) ausgelesen. Die Daten laufen anschließend in den vordefinierten Workflow zur Personalab­rechnung und Rechnungsschreibung und werden automatisch verbucht. In einer neugeschaffenen zentralen Buchhaltung erfolgt abschließend die Kontrolle und Freigabe der Buchungen.

Insgesamt konnten die eingesetzten Ressourcen auf 12,5 Mitarbeiterjahre in den Geschäftsstellen reduziert werden, während 4,0 MJ in der Buchhaltung neu aufzubauen waren. Die Gesamtersparnis betrug ca. 800 T€ p.a.

Personalakte mit Dokumenten Management System

Beispiel für Prozesseffizienz

In einem mittelständischen filialisierten Einzelhandelsunternehmen liegt die Auswahl und Ein­­stellung der Verkaufsmitarbeiter in der Verantwortung des jeweiligen Filialleiters. Regelmäßig sind Personalakten unvollständig, da Mitarbeiterunterlagen im Ta­ges­geschäft nicht zeit­nah an die zentrale Personalabteilung weitergeleitet werden. Ziel des Projektes war es, mit Hilfe eines Doku­men­ten Management Systems die Prozessqualität in der Personalabteilung deutlich anzuheben.

Hierzu wurden der Umfang und die Bestandteile einer elektronischen Personalakte definiert und in einem Register festgehalten. Dieses Register dient als „Laufzettel“ für den Workflow. Der Filialleiter scannt die jeweiligen Personalunterlagen ein bzw. füllt ein für den Prozess ent­wickeltes elektronisches Formular mit den notwendigen Angaben aus. Durch die Texterkennung werden die eingescannten Unterlagen automatisch dem Register zugeordnet. Bei fehlenden Unterlagen erfolgt eine automatische Information im Rahmen eines Eskalationsprozes­ses.

Die Anzahl an Rückfragen und Klärungs­bedarf zwischen Mitarbeiter und Personalabteilung nahm um 75% ab. Einfache Adminis­trationsarbeiten konnten um über 90% reduziert werden.

Vertragsmanagement mit Dokumenten Management System

Beispiel für Kostensenkung aus Transparenzerhöhung

Ein international agierendes mittelständisches Unternehmen hatte seine Einkaufsabteilung in einen Zentraleinkauf für strategische Rohstoffe und jeweils einen örtlichen Einkauf in seinen vier Werken für „normalen“ Bedarf organisiert. Es wurde ermittelt, dass zwischen den verschiedenen Werken ein nur unzureichender Austausch über Lieferanten, Preisen und Konditionen sowie Lieferbedingungen in den jeweiligen Materialgruppen stattfand. Hierdurch wurden Synergieeffekte bei den Beschaffungskosten nicht genutzt.

Als Bestandteil eines Dokumenten Management Systems wurde ein Workflow zur Vertragsge­nehmigung geschaffen, wodurch die vollständige digitale Ablage aller relevanten Unterlagen sichergestellt ist. Der eingescannte Vertrag wird elektronisch dem Vorgesetzten zur Freiga­be vorgelegt. Zu dem Freigabeprozess gehört die Kontrolle der wesentlichen Vertragsparame­ter, wie z.B. Laufzeit und Lieferantenklassifizierung. Hierbei werden automatisch Wiedervor­lagetermine generiert, die sicherstellen, dass rechtzeitig das Auslaufen eines Vertrages angezeigt wird. Gleichzeitig wird der Kreis an Personen definiert, die den Vertrag einsehen dürfen und damit auch für ihr eigenes Tätigkeitsfeld die Verwendung bzw. die Übernahme einzelner Konditionen überprüfen können.

Bereits nach den ersten Monaten mit dem neuen Prozess zeigte sich, dass die verschiedenen Abteilungen durch die Transparenz von Vertragsbedingungen und durch die rechtzeitige Wiedervorlage auslaufender Vereinbarungen sich gegenseitig in ihrer Arbeit positiv beeinflussen. Nach einem Jahr konnte eine Reduzierung der Materialkosten in einzelnen Materialgruppen um bis zu 35% gemessen werden.