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Beim Kopieren, Drucken, Faxen und Scannen wird so mancher Euro verpulvert. Allein die Betriebskosten verursachen 75 Prozent der Gesamtgerätekosten.
Da lohnt es sich genauer hinzuschauen. Wir analysieren Ihre Drucker- und Kopiererlandschaft bis ins Detail. Sie erfahren exakt, wer wann wo wieviel und was druckt, kopiert, faxt, scannt. Diese Fakten setzen wir in Zusammenhang mit Gerätestandorten und Ihrer Organisationsstruktur. Und wir korrelieren sie mit zukünftigen Anforderungen und Plänen. Auf diese Weise schauen wir nicht nur auf die finanzielle und technische Seite, sondern schließen Ihren gesamten Dokumenten-Wokflow sowie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter in die Analyse ein.
In der Praxis hat sich dabei unser zweistufiges Vorgehensmodell bewährt. Wir beginnen mit einer Bestandsanalyse, gefolgt von der Prozess- und Anforderungsanalyse.
Bestandsanalyse
Der erste Schritt und eine Voraussetzung der Bestandsanalyse ist die Inventarisierung aller Geräte, Gerätetypen und des bestehenden bzw. zu erwartenden Druck-, Kopier-, Scan- und Faxvolumens. Um nicht nur genau, sondern auch schnell zum Ziel zu kommen, messen wir das Aufkommen von Netzwerk- und lokalen Geräten elektronisch. So führen wir Messungen über einen bestimmten Zeitraum quasi automatisch durch und werten die Daten mit Hilfe spezieller Programme (Accountingsoftware) aus.
Prozess- und Anforderungsanalyse
Hier analysieren wir alle Prozesse von der Erstellung über die Verwendung bis zur Ablage der Dokumente. Dabei berücksichtigen wir Ihre Gesamtorganisation bis hinunter auf Abteilungs- und Mitarbeiterebene. Ebenso stellen wir fest, ob und wie die Standorte Ihrer Geräte im Unternehmen optimal sind – hinsichtlich ihrer Funktionen, ihrer Leistungsfähigkeit und nicht zuletzt ihrer Entfernung von den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter.
Ergebnisse zeigen Potenziale und weisen neue Wege
Die Ergebnisse beider Analysen setzen wir zueinander ins Verhältnis. Damit werden nicht nur Schwachstellen und Potenziale für Kostensenkung und Effizienz sichtbar. Auch Maßnahmen zur Optimierung lassen sich konkret daraus ableiten.
Für deren Umsetzung mit modernen Druck- und Kopierlösungen sowie maßgeschneidertem Service und Support stehen wir Ihnen gern als erfahrene Berater und Lösungsanbieter zur Seite.
Messbarer Nutzen überzeugt
- Einsparungen von 30% der direkten Kosten für Anschaffung, Verbrauchsmaterial, Systemmanagement und Support sind in den meisten Fällen realistisch.
- Prozesskosten lassen sich um bis zu 40 Prozent auf meist einfache
Weise reduzieren.
- Die Produktivität der Anwender steigt um bis zu 30 Prozent.
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